1. FLUXOGRAMA

 

Fluxograma é a Representação Gráfica que apresenta a se­quência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e ou unidades organizacionais no processo.

 

Esta Técnica de Representação Gráfica, apresen­ta-se com racionalidade, lógica, clareza e síntese, as rotinas ou procedi­mentos em que estejam envolvidas informações, documentos recebidos, emitidos, processados e seus responsáveis e ou unidades organizacionais.

O Fluxograma mostra de forma dinâmica o fluxo ou a sequência de um trabalho, utilizando-se de simbologia pertinente. Mostra como se faz um trabalho e analisa problemas cuja solução objetiva a racionalização de tarefas porque visualiza a circulação de papéis e formulários entre os diversos setores da Empresa ou entre pessoas.

Pode ser usado para análise de problemas na distribuição de cargos e funções, relações funcionais, delegação de autoridade, atribuição de respon­sabilidade ou outros aspetos do funcionamento do processo administrativo.

O Fluxograma pode ser denominado, carta de fluxo de processo, gráfi­co de sequência ou gráfico de processamento.

 

1.1. Objetivos:

 

  • Representação e padronização dos métodos e procedimentos ad­ministrativos; Rapidez na descrição dos métodos administrativos;
  • Facilitar a leitura e entendimento;
  • Facilitar a localização e a identificação dos aspetos mais importantes;
  • Melhor grau de análise dos processos administrativos;
  • Mostrar a sequência de um ou mais trabalhos, para permitir a visu­alização dos movimentos ilógicos e a dispersão dos recursos mate­riais e humanos;
  • Descobrir as falhas na execução dos processos administrativos;
  • Mostrar como as coisas são feitas.

 

1.2. Vantagens:

 

 

  • Apresentação do real funcionamento dos processos administrativos;
  • Facilita a análise da eficiência do sistema administrativo;
  • Visualização integrada dos métodos e processos administrativos;
  • Propicia levantamentos e análises de qualquer método ou proces­so administrativo;
  • Possibilita tanto para especialistas ou usuários, leitura simples da lógica dos processos administrativos em função do uso de simbolo­gia padronizada;
  • Identificação fácil e rápida dos pontos fracos e fortes dos métodos e processos administrativos.

 

1.3. Informações básicas de um fluxograma:

 

  • Tipos de operações ou trâmites que integram o circuito de informações;
  • Unidades organizacionais onde se realizam as operações;
  • Fluxos de informações;
  • Níveis hierárquicos que intervêm nas operações do método ou pro­cesso administrativo.

 

1.4. Análise de um Fluxograma:

 

Perguntas feitas antes da elaboração de um fluxograma:

 

  • O que é feito?
  • Para que serve esta fase?
  • Porque esta fase é importante?
  • Esta fase tem alguma influência no resultado final da rotina analisada?
  • Onde esta fase deve ser feita?
  • Esta rotina pode ser simplificada?
  • A mudança de local é viável?
  • A mudança de local economizará tempo?
  • Quando a fase deverá ser feita?
  • Quem deve executar esta fase?
  • A sequência é correta?
  • Outras pessoas são habilitadas para executar a fase?
  • É possível outra pessoa executar esta fase?
  • Como a fase está sendo executada?

 

1.5. Simbologia

 

1

 

1.6. Tipos de Fluxogramas

 

  • Fluxograma Vertical;
  • Fluxograma Parcial ou Descritivo;
  • Fluxograma Global ou de Coluna;
  • Fluxograma de Processo.

 

1.6.1. Fluxograma Vertical:

 

É mais utilizado no estudo de processos produtivos, do tipo linha de pro­dução, no qual se pode dividir um grande processo em vários outros, mais simples, com poucas áreas envolvidas e com número restrito de opera­ções que se encaixam nos símbolos previamente estabelecidos pelo fluxo­grama. Pode-se, também, utilizá-lo em processos administrativos, desde que feitas as devidas adequações.

 

O Fluxograma Vertical tem as seguintes características:

  • Pode ser também chamado de folha de análise, folha de simplifica­ção do trabalho ou diagrama de processo;
  • É usado para representação de rotinas simples no processo especí­fico de uma unidade da Empresa.

 

As Vantagens do Fluxograma Vertical são:

  • Pode ser impresso como formulário padronizado;
  • Rapidez do preenchimento, os símbolos já se encontram no formulário;
  • Maior clareza de apresentação;
  • Facilidade de leitura por parte dos usuários.

 

Exemplo:

 

fig2

 

1.6.2. Fluxograma Parcial ou Descritivo:

 

Fluxograma que descreve o fluxo de atividades, dos do­cumentos e das informações que circulam em um processo, por meio de símbolos padronizados.

 

A elaboração é feita como se estivesse escrevendo, só que, no lugar de somente palavras, são utilizados símbolos e palavras, que permitem a descrição do fluxo do processo de maneira clara e precisa.

 

O Fluxograma Parcial ou Descritivo tem as seguintes características:

  • Descreve os fluxos e os trâmites dos Documentos;
  • É o mais utilizado para levantamentos;
  • De elaboração mais difícil que o Fluxograma Vertical;
  • Operacionalização por meio de interligação da simbologia.

 

As vantagens do Fluxograma Parcial ou Descritivo são:

 

  • Mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades organi­zacionais.

 

Exemplo:

 

fig3

 

 

1.6.3. Fluxograma Global ou de Coluna:

 

As Características de um Fluxograma Global ou de Coluna são as seguintes:

  • É o mais utilizado nas Empresas;
  • Utilizado na descrição das novas Rotinas e Procedimentos Adminis­trativos;
  • Permite a demonstração com maior clareza dos fluxos de documen­tos e informações, dentro e fora do setor estudado.

 

Exemplo:

 

fig4

 

 

1.6.4. Fluxograma de Processo:

 

Fluxograma de Processo é bastante útil para representar o fluxo de pro­cessos de produção nas indústrias.

 

Exemplo:

 

fig5

 

 

2. LOTACIONOGRAMA

 

Lotacionograma é a Técnica de Represen­tação Gráfica que tem por objetivo fornecer uma visão exata da disposi­ção dos Recursos Humanos na organização, facilitando a coordenação e alocação destes pelos diversos órgãos e favorecendo possíveis trabalhos de remanejamento ou de reorganização.

Os lotacionogramas devem ser utilizados sempre que ocorrerem al­terações estruturais em um órgão ou mudança no quadro de pessoal. O nível de detalhamento do lotacionograma varia de acordo com a comple­xidade do estudo realizado.

 

Exemplo:

 

fig6

 

3. GRÁFICO

 

Gráfico é a Técnica de Representação Gráfica em uma super­fície plana de um objeto ou de um raciocínio esquematiza­do, objetivando visualizar uma ideia e facilitar a transmissão precisa de uma imagem.

 

Os gráficos devem demonstrar com simplicidade, clareza e precisão, o resultado de uma pesquisa ou análise, mostran­do a situação, por exemplo, de desempenho de um produto ou serviço.

 

Os gráficos ajudam muito no acompanhamento e na interpretação de si­tuações dentro da Organização.

 

A clareza e o rigor da linguagem se constituem na condição primordial para uma comunicação exata de informações na instituição e em função disso, o seu bom funcionamento.

 

Exemplo:

 

fig7

 

1.1. Requisitos indispensáveis a um gráfico:

 

  • Simplicidade: Significa que deve ser evitado um excessivo número de informações;
  • Clareza: Um gráfico deve “falar por si só”, sem apresentar a neces­sidade de se estudar seu significado, por conseguinte, uma única interpretação.

 

1.2. Questionamentos importantes antes da elaboração de um gráfico:

 

  • Qual o destino do gráfico?
  • Qual a finalidade do gráfico?
  • Que aspetos técnicos do gráfico poderão ser destacados?

 

 

 

Fonte: 

Apostila da Unidade de Aprendizagem – UA 10 (Técnicas de representação gráfica) da disciplina “Organização, Sistemas e Métodos” do 3º semestre do curso de Gestão Empresarial da FATEC, 2018.

Outras referências:

CHINELATO FILHO, J. O&M integrado á Informática; Editora LTC – 12 ed., 2004.

FARIA, A. N. de. Organização de Empresas. 6 ed. Rio de Janeiro. LTC, 1977

LGTI – Laboratório de Gestão Tecnologia e Informação da Universidade Federal de Santa Catarina. Ferramentas de Qualidade e Fluxogramas. Disponível em: <http:// http://www.lgti.ufsc.br/O&m/quatro1.htm>. Acesso em jun. 2010.

MACHADO, R. FLUXOGRAMAS: Como aumentar a produtividade e reduzir custos. Disponível em: <http://www.doceshop.com.br/blog/index.php/fluxogramas-como-aumentar-aprodutividade- e-reduzir-custos/>. Acesso em jun. 2010.

_________ . Dicas para Desenhar Fluxogramas manualmente com gabarito. Disponível no Blog Corporativo Doce Shop em: http://www.doceshop.com.br/blog/dicas-para-desenhar-fluxogramamanualmente-com-gabarito/. Acesso em dez. 2011.

OLIVEIRA, D. de P. R. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial. 18 ed. São Paulo: Atlas, 2009.

PALUCCI, D. ; OLIVEIRA, F. A. Ferramentas de ação e melhorias nos processos e metas – Parte 1. Disponível em: http://www.rehagro.com.br/siterehagro/publicacao.do?cdnoticia=1724. Acesso em dez. 2011.

ROCHA, L. da e OSWALDO, L. Organização e Métodos: Uma abordagem prática. 6 ed. São Paulo. Atlas, 1991.

RODRIGUES, J. F. A. Fluxo de Produção. Apostila. Disponível em: http://www.ebah.com.br/content/ABAAABZ_kAB/senac-fluxoproducao- apostila. Acesso em dez. 2011.

SIMERAY, J. P. A Estrutura da Empresa. Rio de Janeiro: Ao Livro Técnico, 1994.