Taichi Ohno, da empresa Toyota no Japão, criador do Sistema Toyota de Produção (TPS), dentre outras práticas, atribuiu aos trabalhadores tarefas de housekeeping que posteriormente originou o Programa 5s. Ohno afirmava que os desperdícios devem ser combatidos e mitigados sistematicamente, pois são sinônimos de falta de qualidade e de produtividade.

 

A interpretação do que é desperdício é caracterizada por sete abordagens distintas:

 

  1. Produzir além do necessário;
  2. Bens/serviços em fila em espera;
  3. Transporte demasiado;
  4. Movimentos além do necessário;
  5. Problemas e definição dos bens ou serviços;
  6. Produção com defeitos;
  7. Estoques além do necessário.

 
As menores células em uma organização são as pessoas, e que elas oferecem contribuições fundamentais à mesma, organizando as suas atividades e seus locais de trabalho.

 

Por se tratar de uma ferramenta que envolve a participação efetiva de todo o contingente da organização é importante que o mesmo seja iniciado pela alta administração.

 

Paladini (1999) sugere aplicá-la no início de um programa de grande porte para a produção da qualidade nas organizações.

 

O programa começa com o treinamento e a conscientização das pes­soas sobre a sua importância e somente então incentiva a motivação e o comprometimento na adoção da metodologia.

 

Estabelece-se um dia no calendário da empresa para a realização do evento comumente chamado de Dia D, Dia da Grande Faxina, Dia do Mu­tirão, Dia do Sol etc. e todos são convocados a participar do evento.

 

A definição de cada um dos passos dos 5s será apresentada como um sistema, caracterizando os dados de entrada (inputs), os dados de saída (outputs), a função, e a retroalimentação (feedbacks).

 

A implantação da metodologia é feita em caráter sequencial, ou seja, somente com a realização do primeiro passo é que o segundo passo será dado e assim sucessivamente.

 

São cinco os passos que caracterizam a metodologia 5s conforme Taichi Ohno, já citado:

 

  • 1°s – Seiri: Senso de Utilização;
  • 2°s – Seiton: Senso de Ordenação;
  • 3°s – Seiso: Senso de Limpeza;
  • 4°s – Seiketsu: Senso de Padronização;
  • 5°s – Shitsuke: Senso de Disciplina.

 

esquema 5s

 

1. Senso de utilização (1°s – SEIRI)

 

Separar o que é útil daquilo que não é mais utilizável (que deverá ser reaproveitado em outro local, reciclado ou doado).

 

A função deste passo é estimular a organização para que os setores ou áreas armazenem somente aquilo que é necessário no desempenho de suas funções.

 

Todo o material considerado desnecessário (descartado) será disponi­bilizado conforme a tabela abaixo.

 

Um material descartado não é necessaria­mente considerado lixo, ele pode ser talvez considerado necessário por outro setor/área da organização.

 

Material desnecessário O que fazer?
Material útil para outra área Transferir para a área interessada
Material de interesse dos empregados Venda ou leilão, conforme a política da empresa
Material inútil para a empresa ou para os funcionários Refugar o material

 

Por se tratar do ativo da empresa, é importante o controle efetivo dos itens sendo descartados para evitar desvios equivocados, ou por improbidade administrativa. Todos os itens são etiquetados com a aprovação dos res­ponsáveis pela área e uma segunda via anexada à planilha de controle de itens descartados.

 

Este processo tem como feedback a pesagem de todos os itens conside­rados descartados pelas áreas, para que os colaboradores tenham uma ideia da quantidade de material inútil sendo descartada dos setores da organização. Esta informação contribui para a motivação dos colaborado­res na repetição futura do mesmo evento. Todo o material inservível será descartado da forma mais apropriada pela empresa (sucata de ferro, material reciclável, lixo, etc.).

 

O processo de Senso de Utilização gera, como dados de saída (outputs), os seguintes resultados:

  • Aumento dos espaços pela retirada de itens desnecessários dos setores;
  • Redução de acidentes pela liberação dos espaços (corredores, empi­lhamentos mais seguros);
  • Redução da contaminação pela eliminação de focos de insetos, roe­dores, pragas etc.;
  • Melhora a qualidade de vida, pela melhoria da higiene do local.

 

2. Senso de ordenação (2°s – SEITON)

 

Este processo tem como função identificar todos os itens de um setor e definir um endereço para cada um destes itens.

 

Após a identificação de todos os itens procura-se alocá-los em seu en­dereço, conforme a tabela abaixo.

 

Itens Endereço
Material utilizado frequentemente Mantê-los próximos ao posto de trabalho
Material utilizado com certa frequência Mantê-los próximos, mas não necessariamente no posto de trabalho
Material raramente utilizado Podem se localizar mais distantes, em local apropriado

 

O processo de ordenação se vale de elementos visuais como:

  • Identificação de departamentos;
  • Identificação de áreas;
  • Identificação de equipamentos e máquinas;
  • Identificação de materiais;
  • Delimitação de pisos.

 

Alguns aspectos observados pelo senso de ordenação são: sinalização de áreas; sinalização de segurança; e identificação de materiais.

 

Os dados de saída (outputs) deste processo são representados por:

  • Redução do tempo na busca dos itens;
  • Redução de acidentes pela identificação das áreas de risco;
  • Delimitação das áreas de circulação de máquinas e pessoas é clara­mente definida;
  • Redução de estoques;
  • Aumento do valor agregado nas atividades.

 

Neste processo o lema é um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar.

 

3. Senso de limpeza (3°s – SEISO)

 

A função deste processo é mais do que a tarefa de limpar os setores, é criar mecanismos para eliminar as fontes de sujeira.

Em algumas empresas o uso de luvas brancas tem o objetivo de con­trolar ou evidenciar o controle de contaminação. Para tanto se utiliza de ferramentas como o ciclo de melhoria contínua, PDCA, para reduzir siste­maticamente as fontes de contaminação.

 

Alguns aspectos abordados na aplicação do sen­so de limpeza: manter tudo sempre limpo, usar luvas brancas, eliminar vazamentos, etc. Limpar e manter limpos os ambientes em que vivemos: casa, escola, trabalho e áreas públicas.

 

Este processo apresenta como dados de saída (outputs) os seguintes resultados:

  • Ambiente mais sadio;
  • Eliminação de condições inseguras causadas por contaminação (pi­sos, máquinas e equipamentos oleosos);
  • Redução de desperdícios com água e lubrificantes.

 

4. Senso de padronização (4°s – SEIKTSU)

 

A função do processo de padronização é perpetuar todas as ações definidas nos processos anteriores garantindo o desenvolvimento da metodologia. Padronizar para otimizar os processos.

 

Segundo Deming “não existe controle sem padronização”. O processo de padronização é caracterizado pelo largo uso de controles visuais, como:

  • Através de código de cores para identificar quantidades disponíveis de peças (Kanban) em armários, pallets, prateleiras etc.;
  • Em faixas de trabalho em equipamentos como a cor verde para faixa aceitável, a amarela para atenção e a vermelha para faixa perigosa de trabalho;
  • Controle de abertura de válvulas e registros;
  • Janelas de inspeção para facilitar a inspeção de pontos de difícil aces­so visual para controle. São aplicados em partes móveis, como cor­reias, engrenagens polias etc.

 

Para os planos de limpeza são definidas folhas de verificação (check lists) preparadas pelos próprios colaboradores.

 

Este processo tem como dados de saída (outputs) os seguintes resultados:

  • Os colaboradores desenvolvem o sentimento de zelo pelos equipa­mentos sob sua responsabilidade;
  • Desperta o contínuo melhoramento dos padrões de identificação, de segurança e de asseio, através da criatividade das pessoas;
  • Menor índice de quebra dos equipamentos;
  • Máquinas e equipamentos são mais facilmente monitorados pela apresentação visual mais amigável para inspeção.

 

5. Senso da autodisciplina (5°s – SHITSUKE)

 

A função deste processo é a conscientização por parte dos colaboradores de fazer a aplicar sistematicamente a metodologia para a melhoria do setor, do ambiente e das condições de trabalho.

Procura-se tirar fotografias antes e depois do evento de todos os se­tores mostrando aos colaboradores as evidencias visíveis obtidas pela aplicação da metodologia.

 

Também é interessante monitorar a continuidade da aplicação da meto­dologia fazendo-se auditorias frequentes em cada área para observar a motivação e comprometimento com o programa.

 

No processo de autodisciplina o lema é promover a auto­disciplina e o contínuo melhoramento pela sistematização da metodologia.

 

 

Referências:

 

Apostila da Unidade de Aprendizagem – UA 16 (Metodologia 5s) da disciplina “Organização, Sistemas e Métodos” do 3º semestre do curso de Gestão Empresarial da FATEC, 2018.

 

FLEURY, A.; FLEURY, M. T. L. Aprendizagem e Inovação Organizacional. São Paulo: Atlas, 1999.

OLIVEIRA, D. P. R. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2006.

PALADINI, E. P. Gestão da qualidade. São Paulo: Atlas, 1999.

PRADO, R. G. 5s inteligente – A Revolução dos 100 dias. São Paulo; Virgo, 2000.

SILVA, J. 5s: o ambiente da qualidade. Belo Horizonte: Fundação Ottoni, 1997.